Правила мережевого етикету

10 заповідей електронного епістолярного етикету

Десять випробуваних стратегій використання електронної пошти для переконання реальних і потенційних клієнтів.

1. Користуйтеся програмою перевірки правопису

Перш ніж відправити лист, прочитайте його мінімум двічі. Коли мова йде про особливо важливому листі, створіть версію для текстового редактора, роздрукуйте її та попросіть колегу перевірити ваш стиль і правопис, перш ніж ви відправите лист.

2. Уважно перевірте тему і зміст вашого листа, перш ніж відправляти його

Запитайте себе, чи годиться ваш лист для всіх тих, кому воно може бути перенаправлено в даній організації. Пам’ятайте, що вашому адресату зовсім не важко відправити ваш лист десяткам і сотням людей. Якщо ви даєте оцінку якості роботи, робите будь-які зауваження про політику компанії або діліться «чесним» думкою з приводу людей з вашого оточення або з оточення адресата, гарненько подумайте, перш ніж довіряти такі тонкі матерії електронній пошті.

3. Ніколи не використовуйте в електронному листі тільки у нижньому або лише великими літерами

Знайдіть інший спосіб передати спокійний тон або додати своїм словам виразності. Використовувати неформальний тон непогано … відхилення від стандартів писемного мовлення теж іноді до речі, проте в цілому він відверне увагу від загального високого рівня професіоналізму в вашому листі.

4. Зберігайте повідомлення, необхідні для вашої роботи, і видаляйте інші

Підтримка документів в порядку виключає плутанину і знижує ймовірність відсилання листи не тій людині.

5. У рядку «Тема» розміщуйте ясну, чітку і привабливу фразу

Добре підібраний заголовок може зацікавити читача, давши йому можливість зрозуміти тему і визначити важливість вашого листа. (Наприклад: «Вказівки до проведення консалтингової  програми щодо персонального іміджу  на наступному тижні» .)

6. Відправляючи лист або відповідаючи на нього, додавайте своє ім’я та контактну інформацію

У вашій поштовій програмі є опція, що дозволяє створити повну електронну «підпис», яка буде автоматично додаватися в кінець кожного повідомлення. Використовуйте цю опцію в якості «віртуального бланка», на якому значаться ваше ім’я, посаду, яку займає вами в організації, і ваша контактна інформація.

7. Щодня перевіряйте електронну пошту

У сьогоднішньому діловому світі це так само важливо, як перевірка автовідповідача!

8. Збираючись відправити лист великій кількості людей, сховайте ім’я кожного від інших, внісши адреси в рядок ВСС, а не в СС

ВСС означає «прихована копія». Адреси, внесені до цього рядка, не помітні одержувачам. (Якщо ви хочете оприлюднити імена ваших адресатів, не розкривши їх електронні адреси, ви можете вставити імена в початок вашого листа.)

9. Намагайтеся не відповідати на питання по електронній пошті поспіхом

Надіслати короткий, з одного речення відповідь клієнту, кореспонденту або колезі набагато простіше, ніж вважають багато; таке повідомлення може бути зрозуміле неправильно. Якщо у вас немає часу повністю відповісти на питання або розглянути задачу, то так і напишіть в листі, а повну відповідь надішліть пізніше.

10. Гарненько подумайте

Ніколи не відправляйте електронного листа, написане в люті.

Напишіть відгук

Заповніть поля нижче або авторизуйтесь клікнувши по іконці

Лого WordPress.com

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис WordPress.com. Log Out /  Змінити )

Google photo

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Google. Log Out /  Змінити )

Twitter picture

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Twitter. Log Out /  Змінити )

Facebook photo

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Facebook. Log Out /  Змінити )

З’єднання з %s

Follow Бібліопланета on WordPress.com